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青岛理工大学国家奖助学金评审工作流程说明
发布人:王婷     时间:2020-07-25

一、工作流程:基本流程示意图

第一步:省资助中心下达国家奖助学金通知后,由校学生资助管理中心根据各学院学生人数分配名额,并下发对于国家奖助学金评审工作的校内通知。


第二步:学院评审。学院根据通知条件,结合学生实际情况进行评审,其中国家奖学金和省政府奖学金可在全院范围内答辩评选; 其他奖助学金可将名额分配到班级,通过班级民主评议方式进行评选。学院将班级上报的《流程控制表》、《奖助学金申请表》等表格进行汇总、整理、审核,并在“山东省奖学金评审系统”上填报相关信息,在学院范围内公示5个工作日无异议后,上报各校区学生资助管理中心。


第三步:校级审核。校资助管理中心对各学院上交的《流程控制表》、《奖助学金申请表》等表格的电子版、打印版汇总表、分表进行审核,同时结合纸质材料对各学院在“山东省奖学金评审系统”中填报的信息进行审核。


第四步:上报。国家奖学金:在系统中上报同时,将相关纸质材料邮寄上报省里;其他奖学金:资助中心对系统中填报信息审核无误后,在系统中上报即可。


第五步:汇总留档。校学生资助管理中心对学院上报的纸质材料进行审核汇总处理并存档。

二、实务操作流程及规范

步骤

时间

内容

条件

经办人

第一步

9月中下旬

根据省资助中心下达的文件按照各学院的人数分配名额,同时下发对于国家奖助学金评审工作的校内通知。

1、按照人数比例分配名额。

校资助中心

第二步

10月中上旬

学院根据通知进行名额分配和答辩评选,将信息整理汇总审核后,填报“山东省奖学金评审系统”,公示5天无异议后上报校学生资助管理中心。

1、 学院根据学生实际情况进行评选。

2、 学院公示5天为5个工作日,不包括节假日。

3、 奖助学金名额分配要保证公正透明。

学院资助工作主管老师

第三步

10月中上旬

校资助管理对各学院上交材料的电子版、纸质版汇总表、分表进行审核,同时对照纸质版审核学院在“山东省奖学金评审系统”中填报的信息。

1、 所有信息需用黑色签字笔填写。

2、 各类材料信息确保格式正确。

3、 所有汇总表须有学院盖章及书记签字。

校资助中心

第四步

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校资助中心将奖助学金相关材料上报省相关部门或系统。

1、 国家奖学金需导入系统同时将纸质版盖校章上报省里。

2、 其他奖学金经审核无误后上报系统。

校资助中心

第五步

11月上旬

校资助中心对各类材料分类汇总并存档。

1、所有表格信息一式两份,由校资助中心及学院分别保管。

校资助中心

报送条件及说明

1、学生处汇总结果后,在全校范围内进行5个工作日的公示,公示后报学校批准。

2、学院最终报送材料明细:(1)《青岛理工大学流程规范控制表》原件一式两份;(2)《青岛理工大学奖助学金个人申请审批表》一式两份(需本人亲笔签字);(3)各类奖助学金名单汇总表(有学院盖章及书记签字)。

3、国家奖学金评定工作每年的截至时间大约在1020左右,省政府奖学金、国家励志奖学金、省政府励志奖学金、国家助学金评定工作每年的截至时间大约在11月初。


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